Gestão: O que fazer quando há demasiadas coisas para fazer

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O Processo de Redução
Do ponto de vista do negócio, a produtividade é a taxa a que os bens ou serviços são produzidos por unidade de trabalho.

Muitos trabalhadores podem ficar surpresos ao aprender como é simples reorganizar o seu tempo, de modo a que possam ter uma vida mais profissional e pessoal mais gratificante. Uma das chaves para atingir isto é através da adoção da Fórmula de Produtividade de Fluxo de Trabalho (PWF – Productivity Workflow Formula). A PWF é uma fórmula cíclica que tem 6 passos:

– Definir o que fazer
– Agendar tempo para o fazer
– Concentrar a sua atenção
– Processar as novas informações
– Fechar o ciclo
– Gerir capacidades

Este modelo é circular para sugerir a continuidade e reforçar o facto de que é um processo que deve ser repetido uma e outra vez.

Definir o que fazer
Para evitar a sobrecarga de trabalhos, os trabalhadores devem definir exactamente quais as tarefas que devem ser executadas regularmente e depois comprometerem-se a fazer apenas essas tarefas.

Para começar devem:
– Rever, rigorosamente, os requisitos do trabalho
– Atribuir prioridades à sua lista de tarefas, aplicando o conceito médico de triagem (atribuir níveis de cuidado baseados nos graus de urgência do paciente)
– Eliminar os “gastadores” de tempo (p.ex. prestar demasiada atenção aos e-mails, utilizar excessivamente a Internet,etc)
A autora promove o conceito da criação de uma lista master que contenha todos os itens fundamentais e “algum dia” que são importantes mas não urgentes. Os itens principais na lista devem ser movidos para a lista diária Tarefas de Alto Impacto (HIT – High Impact Task). A lista HIT deve conter um número de itens que possa ser alcançado, realisticamente, num dia de trabalho. O objectivo desta lista é cortar o desperdício das agendas diárias dos trabalhadores de modo a aumentar a produtividade e reduzir o número de horas de trabalho.

Agendar tempo para o fazer
Assim que as tarefas diárias estiverem atribuídas à lista HIT, os trabalhadores devem atribuir blocos de tempo, e durações adequadas, a cada tarefa ou compromisso. Para que este sistema funcione é necessário que o trabalhador aprenda a dizer não ao trabalho imprevisto e a ter controle das reuniões para assegurar que cumpre a agenda.

Quando são confrontados com projetos ou tarefas que não estão na lista HIT, os trabalhadores devem fazer perguntas de maneira a perceberem se vale a pena gastarem o seu tempo nelas. Devem descobrir quanto tempo vai demorar a realizar a tarefa solicitada, qual o prazo de entrega e qual a urgência. Quando recusam uma nova tarefa ou projeto devem :
– Dizer não de uma forma positiva e otimista
– Abster-se de desculpas ou explicações
– Negociar o necessário
– Quando possível “encontrar a pessoa a meio do caminho”
– Certificar-se que a resposta é clara e compreendida pela pessoa que solicitou.
As reuniões podem ser outra perda de tempo por isso os trabalhadores devem retirar, das suas agendas, aquelas que não são absolutamente necessárias .

Concentar a sua atenção
A concentração é um requisito fundamental para alcançar a verdadeira produtividade. Para a maioria das pessoas, as distrações representam um dos maiores obstáculos à produtividade. Aqui a palavra de ordem é a auto-disciplina. Por isso, os trabalhadores devem examinar os seus dias de trabalho, em média, para determinar que atividades são gastadoras de tempo e fazer regras para as controlar. As mais habituais são: multi-tarefas, procrastinação, perfeccionismo, socialização, conversas internas negativas.

A tecnologia é uma outra distração bastante comum uma vez que muitas pessoas não conseguem evitar verificar constantemente os seus smartphones, e-mails, etc. Para retificar isto, os trabalhadores devem deixar as suas coleira eletrônicas ao:
– Desligar quando é tempo de se concentrar;
– Colocar todos os dispositivos móveis numa gaveta e agendar uma hora para verificar e-mails, em vez de os ler assim que eles chegam.
– Desativar todas as músicas, luzes, barulhos e notificações
– Desativar o alerta de mensagem recebida nos e-mails de trabalho e deixar os telefonemas irem para o voice mail para que possam ser devolvidos num tempo agendado nas suas listas HIT.
– Processar novas informações

Atualmente, os trabalhadores de escritório modernos enfrentam uma inundação de informação surpreendente, provenientes de inúmeras fontes. Como tal, é imprescindível que filtrem as informações, separando aquelas sem importância daquelas que são necessárias. Para conseguir fazer isto devem tentar estabelecer um sistema básico de arquivo para controlar os documentos em papel. Os diferentes tipos de documentos em papel incluem:
– Ativos/dinâmicos: documentos acedidos diariamente
– Projeto/Cliente: documentos acedidos pelo menos uma vez por mês e podem incluir notas, papelada da direcção, etc.
– Referência: Documentos acedidos pelo menos uma vez por ano (ex. papéis para os impostos, orçamentos, etc)
– Arquivo/História: Documentos acedidos menos de uma vez por ano mas que são necessários manter.
– Assim que o sistema de arquivo esteja definido os trabalhadores devem criar um sistema pessoal de gestão do tempo (electonicamente, em papel ou ambos) que utilize o critério HUG: Prático (Handy), Útil (Usable) e livre-lixo (Garbage-free).

Uma gestão eficaz do tempo envolve 3 funções separadas:
– Agarrar os inputs quando são recebidos
– Organizar a informação em tarefas e datas de início/fim
– Referenciar o que precisa ser feito.

Para além de gerir e processar a informação pode ser necessário encontrar maneiras de reduzir o fluxo involuntário de informação como por exemplo a criação de filtros de spam e regras para apagar e categorizar mensagens automaticamente. Podem seguir as três regras básicas seguintes:
– Não toque/mova os itens várias vezes
– Não utilize a caixa de entrada como uma lista de coisas a fazer
– Esvazie as caixas de entrada uma vez por dia.

Outra maneira de lidar com o fluxo de informação é utilizar o Sistema de Gestão de Informação 6-D, baseado em 6 decisões usadas para processar e sintonizar informação:
– Descartar: Se não existe uma boa razão imediata para manter alguma coisa, atire-a.
– Delegar: se possível transfira para outra pessoa
– Fazer (Do): Se o item requer atenção pessoal, lide com ele ali mesmo.
– Datar: Se é necessária uma acção futura, atribua uma data específica para trabalhar nisso.
– Gaveta (Drawer): se um documento é importante mas não requer mais acções, arquive-o para referências futuras.
– Dissuadir: Se a informação é irrelevante, filtre-a de modo a que não votle a entrar na sua caixa de entrada.

Fechar o Ciclo
Fechar o ciclo significa mexer com o fluxo de trabalho até todos os componentes trabalharem bem de forma conjunta, eliminando as tarefas desnecessárias e substituindo qualquer coisa que não funcione bem.

Para começar, os trabalhadores devem criar um plano de ação para organziar os seus espaços de trabalho para a máxima eficiência. Para o fazerem podem:
– Livrar-se da desordem
– Organizar todo o espaço de trabalho
– Limpar os documentos em papel e no computador para ter mais espaço e simplificar a organização.
– Implementar convenções, simples mas lógicas, de arquivo e denominações para os ficheiros no computador que tornem mais fácil a localização e determinar o que contêm.
– Ajuste a logística e prepare os materiais antecipadamente
– Defina atalhos para todas as tarefas padrão
– Automatize tarefas ou processos que são feitos mais do que duas vezes.

Estes processos vão ajudar a eliminar as distrações rotineiras no trabalho mas lidar com as distrações humanos que impedem o fluxo de trabalho pode ser ainda mais difícil. Um método que pode ser utilizado para eliminar as distrações humanas é limitando a confusão quando existe delegação de tarefas: ao reconhecer e clarificar os requisitos desde o início faz com que as pessoas não tenham de verificar novamente.

Contudo, e apesar de poderem estar implementados muitos sistemas com sucesso, vão sempre existir ineficiências e estrangulamentos no fluxo de trabalho

Gerir a sua capacidade
Estabelecer e manter um rotina eficaz de fluxo de trabalho não é suficiente; ele também tem de ser alimentado com energia pessoal. Gerir a capacidade é central em todo o processo PWF porque, para serem produtivas, as pessoas devem ter a capacidade de serem produtivas.

Gerir a capacidade requer concentração nos factores físicos que afectam a energia: sono, dieta, exercício e até mesmo felicidade. É importante que as pessoas cuidem delas para que o motor do fluxo de trabalho continue a funcionar com um barulho mínimo. É claro que não é possível prevenir cada “queda de energia” potencial mas é possível prevenir a maioria delas.

Esta prevenção requerer dar alguns passos para reduzir o gasto de energia:

As “baterias” pessoais têm uma capacidade limitada por isso é importante que as pessoas trabalhem dentro dos seus limites e recarreguem sempre que for necessário
– Os trabalhadores devem ter pausas para descanso, para as refeições e para férias tantas vezes quantas for necessário
– Dormir o suficiente (reduz o stress)
– Controlar as dietas (quantidades ingeridas, alimentos que potenciam a energia)
– Fazer exercício regularmente (subir escadas em vez de utilizar o elevador, fazer exercícios enquanto vê televisão)
– Saúde mental

Os trabalhadores podem manter a sua felicidade fazendo, sempre que possível, o seguinte:
– Fazer escolhas habilitadas
– Passar mais tempo com a família e com os amigos
– Fazer alguma coisa simpática por alguém
– Rir.

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