Case Tecmedia x PCT

Perfil:

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A Tecmedia Internet Design iniciou suas atividades no segmento de desenvolvimento de soluções para Internet em 2 de fevereiro de 1997. Moderna, com valores sólidos e voltada à satisfação do cliente, conquistou uma posição diferenciada no mercado, caracterizando sua marca como uma das mais confiáveis no segmento em que atua.

Os serviços da Tecmedia são direcionados a empresas que desejam aperfeiçoar a gestão de processos, expôr a marca, comercializar produtos ou serviços na Internet e implementar novos canais de comunicação online com seus públicos.

Necessidade:
Até 2002, a empresa organizava seus documentos e informações de forma tradicional, ou seja, imprimindo-os para arquivar em armários e gavetas, além de salvar estes arquivos nos computadores. Deste modo, quando era necessário consultar algum documento, o colaborador buscava entre estes papéis e/ou nos computadores a informação desejada. Estes arquivos muitas vezes não se encontravam num mesmo lugar, dificultando a localização e gerando desorganização dentro da empresa.

Além desta dificuldade, os colaboradores e direção da empresa não podiam compartilhar informações de interesse geral com relação a negociações, andamento de projetos, solicitações de clientes, entre outras, muito importantes para o bom andamento do negócio. As solicitações feitas por clientes pelo telefone, por exemplo, eram anotadas em papéis e repassadas aos responsáveis. Deste modo, apenas alguns ficavam sabendo o que foi solicitado, como também o andamento desta tarefa.

Já as solicitações enviadas por e-mail eram arquivadas no computador, na pasta correspondente de cada cliente, mas isto nem sempre era compartilhado entre todos, e, quando eram compartilhadas, não havia um controle confiável das interações de cada envolvido.

O atendimento aos clientes e prospects acontecia tanto por telefone quanto por Msn. O que ficava registrado das negociações eram apenas as conversas do Msn e estas só poderiam ser consultadas por quem atendeu ao cliente; os outros colaboradores e responsáveis não tinham acesso à conversa completa.

O controle de expediente dos colaboradores era feito através de um Livro Ponto tradicional, o que não dava garantia de que os registros de horários estavam realmente corretos.

O departamento Financeiro utilizava um software para administrar todos os seus processos, porém, este não fornecia relatórios adequados às necessidades da empresa.

Para que o cliente ficasse a par do que estava sendo feito em seu projeto, a Tecmedia, eventualmente, entrava em contato, informando cada processo. Se partisse do cliente saber o andamento do projeto, ele deveria solicitar informações.

Solução: Implantação de um Portal Corporativo na Tecmedia
Com a implantação do portal, em 2003, as informações gerenciais passaram a ser organizadas e disponibilizadas em um único local, facilitando a administração do negócio. Sendo um sistema online, todos os envolvidos – colaboradores, clientes e parceiros – podem interagir, cadastrando tudo o que é realizado por eles. Desta forma, a comunicação interna se solidificou e tornou os processos mais ágeis. Este sistema, desenvolvido pela Tecmedia, recebeu o nome de PCT – Portal Corporativo Tecmedia.

O PCT é controlado por diferentes níveis, deste modo, tem acesso a determinada informação quem estiver habilitado para isto. Permite, além disso, uma diminuição no acúmulo de papéis, arquivos salvos em pastas nos computadores e, também, faz com que as informações fiquem centralizadas, podendo ser acessadas de qualquer lugar.

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Este sistema mantém a equipe sintonizada e bem informada a respeito dos processos internos e informações diversas, relevantes ao foco de atuação da empresa.

Através dos “Chamados”, área na qual são cadastradas as solicitações, tanto de clientes, quanto internas, é possível registrar o que está sendo feito para conclusão do serviço. São encaminhados e-mails aos envolvidos, assim, todos ficam informados sobre andamento da solicitação.
No portal, também são expostos comunicados que informam os colaboradores a respeito de um determinado assunto. Isto fortifica ainda mais a comunicação dentro da empresa. Além disso, é disponibilizado um histórico, no qual ficam registrados todos os comunicados internos.

Na área FAQ são cadastradas questões que podem gerar incertezas tanto para novos colaboradores quanto para os mais antigos. Se há dúvidas acerca de regras e procedimentos da empresa, basta que o colaborador procure no FAQ as informações para seu esclarecimento.

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Com o portal, a Tecmedia não precisa mais utilizar o Msn ou similar para manter contato com clientes ou qualquer outra pessoa que deseja se comunicar com a empresa. Agora, é utilizado o sistema de Chat, que está incluso no módulo Atendimento, do PCT. O portal alerta, instantaneamente, quando alguém entrou no Chat, através do site da Tecmedia. Os colaboradores que tiverem o Chat habilitado poderão atendê-lo e toda a conversa fica registrada no portal, podendo ser consultada a qualquer momento.

O módulo Comercial facilitou a organização do departamento Comercial da empresa, pois tudo que é tratado com o cliente fica registrado no sistema e estas informações podem ser consultadas, por exemplo, por novos colaboradores que precisem se inteirar sobre as negociações com clientes. Além disso, ficou mais fácil encontrar telefones e endereços, dispensando as convencionais agendas telefônicas.

O departamento Financeiro ganhou, com a implementação de um módulo específico no portal, relatórios e gráficos mais completos, que fornecem informações adequadas às necessidades de análise da empresa.

Os currículos recebidos não ficam mais guardados em gavetas e arquivos, ocupando espaço e muitas vezes até esquecidos. O candidato pode cadastrar seu currículo pelo site e este é, automaticamente, cadastrado no portal, podendo ser analisado quando necessário. Além disso, todos os comentários com relação à entrevista, testes, aprovação e reprovação ficam registrados.

Através da área “Acompanhamento de Projeto”, o cliente fica sabendo sobre o andamento de seu projeto sem precisar entrar em contato solicitando informações. Basta acessar o portal, com seu login e senha, para acompanhar cada etapa do projeto em desenvolvimento. O departamento técnico cadastra interações conforme as etapas finalizadas e estas podem ser visualizadas e comentadas pelo cliente sempre que ele desejar.

Hoje, todos que fazem parte da Tecmedia utilizam o PCT e não imaginam como seria trabalhar sem ele.

Depoimentos:
“Na Tecmedia, os colaboradores ficam a par de tudo o que acontece. Infelizmente, não é o que presenciamos na maioria das empresas. A falta de informação, muitas vezes, acaba gerando vários problemas.”
Niler Severino de Barcelos – Analista de Sistemas

“O PCT trouxe um maior controle dos departamentos, o que antes não acontecia.”
Charles König – Programador Web

“O controle que se tem do expediente dos colaboradores é muito eficiente, pois é cadastrada a hora exata em que eles entram e saem do portal, como também as horas trabalhadas. Tudo fica num histórico disponível para consulta.”
Marila Vergara Lorenzato – Auxiliar administrativo

“Entre todas as vantagens que o PCT, eu destaco a facilidade que este tipo de sistema proporciona para realização de trabalho remoto. A qualquer momento e em qualquer lugar com uma conexão a internet, consigo acompanhar e interagir com a equipe e até mesmo com clientes e parceiros. Desta forma, mesmo fisicamente longe da empresa, em viagens ou férias, é possível participar do dia-a-dia da Tecmedia e auxiliar a equipe, no seu trabalho. Outra grande vantagem é que todo esse contato fica documentado, formando um banco de conhecimento que também auxilia os colaboradores na execução de suas tarefas, otimizando tempo e evitando falhas de comunicação”.
Eder Cachoeira – Diretor

É um ótimo sistema para armazenar várias informações sobre a empresa, os colaboradores e os clientes.
Luciene Bittencourt – Programadora Web

“O PCT agiliza os processos desenvolvidos na empresa e traz uma maior integração entre os colaboradores.
Pois todos podem estar por dentro do que cada um está desenvolvendo no momento com as tarefas e os chamados cadastrados. E saber também o andamento das negociações que a empresa tem atualmente.
As funcionalidades que o PCT tem como poder organizar o expediente, informações sobre clientes, fornecedores, currículos, entre outras, geram benefícios e vantagens à empresa”.
Renata Silvério Ferreira – Auxiliar Administrativo

O PCT se destaca pela organização da empresa. Assim a obtenção de informações facilita a comunicação interna e a comunicação com os clientes. O PCT é um sistema que impulsiona a integração dos colaboradores, o atendimento eficaz aos clientes, e a organização essencial para a Tecmedia.
Mayara Luciano Bento – Assistente Comercial

Toda a informação sobre projetos, clientes, chamados, enfim, sobre todos os processos da Tecmedia, estão centralizadas no PCT, estando disponíveis de forma simples, rápida e sendo possível acessar as mesmas de qualquer lugar com acesso a Internet.
Marcelo Botega – Programador Web

Mais sobre o PCT
O Portal Corporativo Tecmedia atende as necessidades básicas dos principais departamentos de qualquer empresa, não necessariamente voltada ao ramo de Tecnologia da Informação. Seus módulos estão diretamente ligados aos conceitos de Service Desk, CRM, GED, BPM, BI, ERP, WorkFlow, dentre outros.

E dependendo do tipo de empresa, é possível que o portal receba novos módulos e seja integrado a sistemas legados. Acesse a página Saiba mais sobre o PCT em nosso site.

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