Análise integrada de custos em portais corporativos

Depois de ouvir dezenas de usuários, diretores e gerentes, analisar

a fundo os processos, conteúdos e objetivos estratégicos da empresa, é

hora de definir para valer como será o portal corporativo.

Parte essencial desse processo consiste na definição e priorização

dos requisitos técnicos e de negócio, o que acaba impactando

diretamente na compra, desenvolvimento ou customização de ferramentas

tecnológicas.

Por isso, a lista de requisitos passa na maioria das vezes pela

análise da equipe de tecnologia de informação, que decide ou não

priorizar determinado requisito. E faz isso tomando como base questões

essencialmente técnicas, como banda de comunicação, compra de

servidores e software ou custo de desenvolvimento e customização.

Ocorre que, dependendo da disponibilidade de recursos da empresa,

esta análise acaba restringindo uma série de necessidades importantes

para o negócio, o que pode comprometer seriamente o sucesso da

implementação do portal.

Neste caso, acaba-se decidindo pela adoção de um cenário mais

conservador – e menos adequado para os usuários e objetivos da empresa.

A área de negócios nesse contexto acaba tendo muito pouco o que opinar.

Mas não precisa ser necessariamente assim. O que algumas empresas

não percebem, ao tomar decisões sobre requisitos, é que a abordagem

escolhida para implementação impacta não só em questões técnicas; esta

é apenas uma parte do iceberg.

O pós-implementação de um portal pode oferecer ótimos argumentos na

adoção de um cenário mais agressivo de implementação, que envolva

maiores custos na compra ou customização de ferramentas.

Este artigo propõe uma abordagem integrada para análise dos custos

da implementação de um portal corporativo, com o objetivo de melhorar a

tomada de decisões sobre a priorização de requisitos de negócio. Aqui

são considerados essencialmente três dimensões: ferramenta, governança

e comunicação.

Toda mudança precisa ser comunicada. No caso de uma ferramenta

tecnológica, necessita também de pessoas e processos para ser

gerenciada. Para que a priorização de requisitos possa ser definida de

maneira adequada, a avaliação destes dois itens é imprescindível. Só

assim a área de negócios terá a visão do custo real do projeto. As dimensões que devem ser consideradas no

processo de tomada de decisão são Ferramenta, Comunicação e Governança.

Nos casos em que há restrição de recursos financeiros, uma solução

mais simples – que não atenda ou atenda de maneira parcial os

requisitos de negócio – tende muitas vezes a ser adotada porque, à

primeira vista, possui menor custo. Mas quando o impacto dessa solução

é analisado em detalhes, identifica-se a necessidade de grandes

investimentos em comunicação e treinamento – pois a ferramenta não

atende requisitos mínimos de experiência do usuário e padronização

visual.

Além disso, tende a aumentar sensivelmente os custos com

gerenciamento, pois exige o controle humano em uma série de processos

que poderiam ser automatizados ou mais simplificados – administração em

várias plataformas, extração de métricas de uso efetivas a partir de

diversos ambientes, entre outras coisas.

Isso aumenta inclusive riscos de compliance, já que o esforço para garantir a aderência dos processos é bem maior neste caso.

Já quando ocorre o contrário – investe-se mais na customização ou

compra de uma ferramenta mais robusta, para atender aos requisitos de

negócio – o esforço posterior de comunicação e treinamento acaba se

revelando muito menor.

Isso porque, se os requisitos tiverem sido bem levantados, os

processos principais serão automatizados, diminuindo custos com

administração e riscos de auditoria. Além disso, se a ferramenta atende

aos requisitos de negócios, estará mais adequada à experiência de uso

dos usuários, o que diminui a necessidade de capacitação.

Considerações finais

Quando se define a abordagem para a implementação das ferramentas

tecnológicas em portais corporativos, é sempre importante medir o

iceberg inteiro. Ou seja, ter em mente os custos que estão por trás da

implementação técnica, que muitas vezes podem chegar a ser equivalentes

a estes.

A falta de atenção a questões como capacitação, comunicação e

processos de gerenciamento pode comprometer sobremaneira o

pós-implementação de um portal ou intranet.

Este artigo propõe que toda e qualquer avaliação de requisitos deve

abordar de maneira integrada os custos de negócio e técnicos envolvidos

na implementação. Este método garante que a área de tecnologia não tome

decisões tomando como base unicamente variáveis relacionadas ao seu

escopo de trabalho, e que a área de negócios não seja privada de

requisitos essenciais por causa de uma análise incompleta

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